Jak podaje firma doradcza Newmark Polska, w 2024 roku instytucje publiczne wynajęły w stolicy prawie 55 tys. mkw. biur, a miastach regionalnych – 20 tys. mkw.

Eksperci tej firmy podkreślają, że sektor publiczny staje się coraz ważniejszym graczem na rynku najmu nowoczesnej powierzchni biurowej. - Ze względu na charakter działalności, urzędnicy nie są jednak typowymi najemcami, dlatego proces poszukiwania odpowiedniego lokalu i negocjacje warunków najmu bywają czasochłonne i skomplikowane – mówi Marcin Kowal, dyrektor w dziale powierzchni biurowych Newmark Polska.

Czytaj więcej:

Raporty ekonomiczne

Małe biura znikają szybko. Czynsze idą w górę, zyskują coworki

Na celowniku firm są nowoczesne biura...

Pro

Umowa najmu musi być bardzo precyzyjna

Wyzwaniem jest też przygotowanie umowy najmu. – Trzeba zadbać o jasne zapisy, precyzujące za co dokładnie zapłaci najemca i w jaki sposób będzie to rozliczane – wyjaśnia Marcin Kowal. Dodaje, że trzeba też przewidzieć możliwe scenariusze, tak, by chronić interesy najemcy na wypadek różnych zdarzeń.

Dość częstym punktem spornym w negocjacjach umowy najmu z instytucją państwową jest określenie waluty, w jakiej będzie rozliczany czynsz. Większość właścicieli biurowców, zwłaszcza tych finansowanych kredytami w euro, wymaga, by czynsz był ustalany właśnie w tej walucie (wymóg banku finansującego). Tymczasem instytucje państwowe preferują rozliczenia w złotych.

– Wbrew powszechnym opiniom, nie jest prawdą, że organizacje budżetowe mają prawny obowiązek rozliczeń w złotówkach (zasada walutowości, zgodnie z którą zobowiązania pieniężne w Polsce mogły być wyrażane i realizowane tylko w złotych polskich, przestała obowiązywać od 24 stycznia 2009 roku). Mimo to instytucje publiczne bardzo niechętnie decydują się na inne rozwiązania, gdyż rozliczenia w walucie polskiej, będącej podstawą budżetu państwa, są wygodniejsze i bez strat na różnicach kursowych – wyjaśnia Marcin Kowal.

Podkreśla, że przed ryzykiem kursowym można się zabezpieczyć, stosując tzw. cap na kursie walutowym. Chodzi o odpowiednio skonstruowany zapis w umowie, określający widełki kursowe, w jakich kurs waluty może się zmieniać. Wyższy lub niższy nie będzie brany pod uwagę.

- Inną możliwością jest podpisanie umowy najmu z czynszem ustalonym w euro, ale każdorazowo przeliczanym na złotówki, według kursu z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. Czasami praktykowane jest też przeliczenie euro po średnim kursie na złotówki, np. z ostatnich 12 miesięcy, i wpisanie tak ustalonej wartości w polskiej walucie do umowy – wyjaśnia ekspert Newmark Polska.

Czytaj więcej

Nieruchomości

Więcej elastycznych biur w Łodzi i Krakowie

Memos, sieć elastycznych biur należąca do Grupy Warimpex, powiększa swoje powierzchnie coworkingo...

Wcześniejsze zakończenie umowy najmu biura

Eksperci wskazują także na tzw. klauzulę break option. Chodzi o możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy najmu. Dziś takie umowy są zawierane na siedem – dziesięć lat, dlatego wiele instytucji publicznych chce sobie zapewnić możliwość zakończenia kontraktu przed terminem.

– Z perspektywy właściciela nieruchomości jest to trudne do zaakceptowania. W większości są to fundusze, dla których budynek jest produktem inwestycyjnym z określoną stopą zwrotu – tłumaczy Marcin Kowal. - Dodatkowo instytucje państwowe nie dokonują inwestycji w obcy środek trwały, czyli w tym wypadku w wykończenie biura, dlatego cały koszt fit-outu jest po stronie wynajmującego. Zwykle jest odpowiednio rozłożony na cały okres najmu, dlatego jego skrócenie jest niekorzystne dla właściciela nieruchomości.

Czytaj więcej

Nieruchomości

Warszawa. Więcej chętnych na biura, mniej pustostanów

Popyt na biura w Warszawie w pierwszym kwartale tego roku wzrósł o 16 proc. – wynika z analiz fir...

Co w tej sytuacji? – Najczęściej stosowane są klauzule nakładające na instytucje państwowe obowiązek pokrycia kosztów związanych z przedterminowym zakończeniem umowy. Chodzi np. o zwrot niezamortyzowanych nakładów na aranżację lub przebudowę czy dostosowanie powierzchni – tłumaczy ekspert Newmark Polska. - Innym rozwiązaniem mogą być kary umowne w określonej wysokości, np. równowartości sześciomiesięcznego czynszu. W każdej sytuacji wcześniejsze zakończenie umowy jest kłopotliwe dla wynajmującego. Dlatego w kontraktach często pojawiają się precyzyjne i skomplikowane zapisy, które zawężają możliwości wcześniejszego zerwania umowy.

Szczególnym przypadkiem, jak mówi dyrektor, jest na przykład ustawowa likwidacja danej instytucji i niepowołanie jej następcy. Gwarantem takiej umowy jest Skarb Państwa. W takim przypadku właściciel nieruchomości może wyjątkowo zaakceptować zapisy odnośnie do wcześniejszego rozwiązania umowy. - Wiąże się to ze szczególnym szacowaniem ryzyka dla właściciela w kontekście zaistnienia danej sytuacji w przyszłości – precyzuje Marcin Kowal.

Czytaj więcej

Nieruchomości

Zasiedzieć się w coworku. Elastyczne biura wchodzą do najlepszych budynków

Większe szanse na przyciągniecie najemców mają biurowce, w których są powierzchnie coworkingowe i...

Kontrola kosztów. Jak chronić portfel najemców

Najemcy muszą też kontrolować opłaty eksploatacyjne wchodzące w skład tzw. service charge. Katalog kosztów, które mogą być do niego włączane, jest zwykle otwarty, co oznacza, że właściciele nieruchomości mogą rozszerzać go o dodatkowe wydatki w zależności od zmieniających się warunków rynkowych czy przepisów prawa.

– Ostatnie lata pokazały, jak szybko mogą wzrosnąć opłaty za wymienione pozycje. Dlatego proponujemy klientom zapisy, które pozwolą kontrolować wydatki w całym okresie umowy. Jednym z zabiegów chroniących portfel najemcy jest zapis, że wzrost kosztów nie może przekroczyć 5 proc. rocznie albo średniej ceny usługi w podobnych obiektach w danym mieście – mówi Marcin Kowal. – Oczywiście, dotyczy to tylko tych kosztów, na które właściciel nieruchomości ma wpływ.